Verslui pradėjus prekiauti didesniais prekių kiekiais, sandėlio klausimas dažniausiai iškyla gana natūraliai. Kelios dėžės biuro kampe ar nedidelė nuomojama patalpa veikia tol, kol užsakymų ir atsargų nėra daug, tačiau augant apimtims toks modelis greitai pasiekia savo ribas. Sandėliavimo paslaugos leidžia dalį šios infrastruktūros perduoti išoriniam logistikos partneriui, kuris pasirūpina ne tik fizine vieta prekėms, bet ir jų priėmimu, apskaita bei judėjimu. Toks sprendimas aktualus importuotojams, gamintojams, didmeninės prekybos įmonėms ir vis dažniau elektroninėms parduotuvėms. http://arijus.lt/paslaugos/sandeliavimo-paslaugos
Sandėliavimo paslaugos gali būti labai skirtingos apimties. Vienai įmonei reikia tiesiog saugiai laikyti keliasdešimt palečių ir kartą per savaitę dalį jų išduoti vežėjui. Kitai reikia kasdien priimti šimtus individualių užsakymų, surinkti skirtingas prekes, jas supakuoti ir perduoti kurjeriams. Dėl šios priežasties sandėlio pasirinkimas nėra vien kvadratinių metrų ar paletės vietos kainos palyginimas. Svarbu suprasti, kokį darbą sandėlis realiai turės atlikti.
Prekių kelionė sandėlyje prasideda nuo priėmimo
Krovinio priėmimas yra viena svarbiausių, nors klientui dažnai mažai matomų sandėlio operacijų. Atvykus sunkvežimiui ar konteineriui prekės iškraunamos, tikrinamas jų kiekis ir būklė, informacija registruojama sandėlio sistemoje. Tik tada krovinys paskirstomas į saugojimo vietas.
Jeigu šiame etape padaroma klaida, ji gali išryškėti tik gerokai vėliau. Dokumentuose nurodyta 120 dėžių, sistemoje užregistruota tiek pat, tačiau fiziškai atvyko 118. Po kelių savaičių pardavimų komanda vis dar mato du vienetus, kurių sandėlyje iš tikrųjų nėra. Klientas pateikia užsakymą, o tada prasideda prekės paieškos.
Tvarkingas priėmimas tokius neatitikimus leidžia pastebėti iš karto. Reguliariai importuojančioms įmonėms tai ypač svarbu, nes viename krovinyje gali būti dešimtys skirtingų prekių pozicijų. Kuo daugiau SKU, tuo mažiau vietos lieka improvizacijai.
Kodėl savo sandėlis ne visada yra geriausias pasirinkimas?
Turėti nuosavą arba ilgam laikui išsinuomotą sandėlį atrodo patrauklu dėl kontrolės. Įmonė pati valdo darbuotojus, procesus ir patalpas, gali pritaikyti infrastruktūrą savo poreikiams. Stabilų ir didelį prekių srautą turinčiam verslui tai iš tiesų gali būti racionalus sprendimas.
Tačiau sandėlis reiškia gerokai daugiau nei mėnesio nuomos sąskaitą. Reikia stelažų, krovos technikos, darbuotojų, IT sistemų, apsaugos, inventorizacijos ir procesų valdymo. Dar sudėtingiau, jei verslas yra sezoninis.
Įsivaizduokime prekybininką, kuriam nuo spalio iki gruodžio reikia 1 000 palečių vietų, o likusią metų dalį – vos 400. Nuosavas sandėlis turi būti pakankamai didelis pikui, todėl kelis mėnesius didelė jo dalis gali būti beveik tuščia. Išorinis sandėliavimas leidžia lanksčiau reaguoti į tokius svyravimus, jei paslaugų teikėjas turi reikiamus pajėgumus.
Elektroninė prekyba sandėlio darbą gerokai pakeitė
Klasikiniame didmeniniame sandėlyje gali būti įprasta išduoti visą paletę ar keliolika vienodų dėžių. E. prekyboje užsakymas kartais susideda iš trijų skirtingų smulkių produktų, kuriuos reikia paimti iš skirtingų sandėlio vietų, supakuoti į vieną dėžę ir paruošti konkrečiam gavėjui.
Čia atsiranda užsakymų vykdymo, arba „fulfillment“, paslaugos. Pardavėjo prekės laikomos logistikos partnerio sandėlyje, o gavus užsakymą sandėlio komanda jį surenka, supakuoja ir paruošia išsiuntimui. Pardavėjui nebereikia kiekvieną rytą spausdinti užsakymų sąrašo ir pusę dienos vaikščioti tarp lentynų.
Šis modelis ypač patrauklus sparčiai augančioms parduotuvėms. Interneto prekyba kartais auga nelabai tvarkingai. Sėkminga reklama, nuolaidų savaitgalis ar netikėtai socialiniuose tinkluose išpopuliarėjęs produktas per kelias dienas gali smarkiai padidinti užsakymų skaičių. Vieną savaitę komanda išsiunčia 300 siuntų, kitą – 1 500. Nuosavame mažame sandėlyje toks šuolis jaučiamas iš karto.
Tikslūs likučiai svarbesni, nei atrodo
Sandėlyje egzistuoja dvi realybės – fizinės prekės lentynose ir skaičiai informacinėje sistemoje. Idealiu atveju jos visiškai sutampa. Praktikoje dėl priėmimo, komplektavimo, grąžinimų ar kitų klaidų gali atsirasti neatitikimų.
Elektroninei prekybai net nedidelis neatitikimas gali būti nemalonus. Jei sistema rodo paskutinį produkto vienetą, nors jis jau išsiųstas kitam klientui, parduotuvė gali priimti užsakymą, kurio neįmanoma įvykdyti. Pirkėjui visiškai nesvarbu, ar klaida atsirado sandėlyje, ERP sistemoje, ar dėl neteisingos integracijos. Jo akimis parduotuvė tiesiog pardavė prekę, kurios neturi.
Todėl renkantis sandėliavimo partnerį verta pasidomėti, kaip valdomi likučiai, kaip vykdomos inventorizacijos ir kokią informaciją klientas gali matyti pats. Didėjant prekių skaičiui, technologinė sandėlio pusė tampa beveik tokia pat svarbi kaip jo fizinis plotas.
Kiek kainuoja sandėliavimo paslaugos?
Sandėliavimo kainodara retai apsiriboja vienu tarifu. Priklausomai nuo paslaugos modelio, atskirai gali būti skaičiuojamas prekių priėmimas, paletės ar kitos sandėliavimo vietos naudojimas, komplektavimas, pakavimas, ženklinimas ir išdavimas. Nestandartiniai darbai taip pat gali turėti atskirus įkainius.
Dėl to du pasiūlymai, kuriuose viena paletės vieta kainuoja skirtingai, dar neleidžia nuspręsti, kuris sandėlis iš tikrųjų pigesnis. Įmonei, kurios prekės sandėlyje laikomos pusę metų ir beveik nejuda, laikymo tarifas bus labai svarbus. Verslui, kurio prekės atvyksta ir iškeliauja per kelias dienas, daug didesnę bendros sąskaitos dalį gali sudaryti operacijos.
Praktiškiau paslaugų teikėjui pateikti realų mėnesio modelį. Pavyzdžiui, vidutiniškai laikoma 80 palečių, per mėnesį priimama 20 naujų, atliekama 500 užsakymų, o dalį prekių reikia papildomai ženklinti. Pagal tokį scenarijų apskaičiuota suma pasako gerokai daugiau nei vienas skaičius kainoraštyje.
Vieta gali būti svarbesnė už keliais eurais mažesnę kainą
Sandėlis yra tik vienas taškas prekių kelyje. Iki jo krovinį reikia atvežti, o vėliau išvežti klientams, parduotuvėms, gamybos padaliniams ar kitoms paskirties vietoms. Todėl geografinė lokacija turi tiesioginę įtaką transporto sąnaudoms ir pristatymo laikui.
Importuotojui gali būti naudinga sandėliuoti netoli pagrindinio krovinio atvykimo taško. Įmonei, aptarnaujančiai visas Baltijos šalis, svarbesnis gali būti patogus išvažiavimas į pagrindinius transporto koridorius. E. parduotuvei aktualu, kada į sandėlį atvyksta kurjeriai ir iki kurios valandos priimtas užsakymas dar gali iškeliauti tą pačią dieną.
Pigiau išsinuomota vieta toliau nuo pagrindinių maršrutų kartais galiausiai kainuoja daugiau. Ypač tada, kai transporto judėjimas vyksta kasdien, o ne kelis kartus per mėnesį.
Ne visos prekės gali būti laikomos vienodai
Sandėlio tinkamumas priklauso ir nuo to, kas jame bus laikoma. Standartinės sausos vartojimo prekės paprastai kelia mažiau specifinių reikalavimų nei produktai, kuriems būtinas tam tikras temperatūros režimas ar papildoma kontrolė. Skiriasi ir didelių gabaritų, sunkių ar didelės vertės krovinių poreikiai.
Kai kurioms prekėms svarbi partijų apskaita, kitoms – serijiniai numeriai. Produktams su galiojimo terminais reikia kontroliuoti atsargų judėjimą taip, kad sandėlio gilumoje neužsiliktų senesnės partijos. Brangioms prekėms aktualios papildomos saugumo priemonės.
Todėl prieš prašant galutinio pasiūlymo reikėtų gana tiksliai papasakoti, kas bus sandėliuojama. Paletės skaičius yra tik pradžia. Svoris, matmenys, apyvartumas ir specialios laikymo sąlygos gali visiškai pakeisti pasiūlymą.
Grąžinimai tapo normalia sandėlio kasdienybės dalimi
E. prekyboje prekių kelias ne visada baigiasi išsiuntimu klientui. Dalis jų grįžta. Drabužis netiko, pirkėjas persigalvojo, pakuotė buvo pažeista ar užsakytas ne tas modelis. Grąžinimą reikia priimti ir nuspręsti, kas su preke vyksta toliau.
Jeigu produktas nepažeistas ir gali būti parduodamas dar kartą, jis turi grįžti į tinkamą sandėlio vietą bei atsirasti likučiuose. Sugadintos arba nepilnos komplektacijos prekės turi būti atskirtos. Šis procesas gali atrodyti smulkus, kol grąžinimų per mėnesį nėra keli šimtai.
Dėl to elektroninės prekybos įmonėms verta iš anksto išsiaiškinti, ar sandėliavimo partneris administruoja grąžinimus ir kokios operacijos atliekamos gavus tokią siuntą. Kitaip gali paaiškėti, kad išsiuntimo procesas automatizuotas puikiai, o visos grįžtančios dėžės vis tiek keliauja į įmonės biurą.
Sandėliavimas ir transportas turi veikti kaip viena grandinė
Net geriausiai organizuotas sandėlis neduos daug naudos, jei kroviniai į jį nuolat vėluoja arba iš jo nėra efektyviai išvežami. Dėl to sandėliavimo procesas glaudžiai susijęs su vietiniu ir tarptautiniu transportu.
Importuojančioms įmonėms grandinė gali prasidėti už kelių tūkstančių kilometrų. Prekės paimamos iš gamintojo, keliauja jūra, oru ar kelių transportu, atliekami reikalingi muitinės formalumai ir tik tada krovinys patenka į sandėlį. Vėliau prasideda distribucija.
Kai keli šios grandinės etapai koordinuojami kartu, sumažėja nereikalingų laukimų. Vis dėlto nebūtina visų paslaugų pirkti iš vienos įmonės. Daug svarbiau, kad skirtingi partneriai žinotų savo atsakomybę ir laiku keistųsi informacija.
Gerą sandėlį geriausiai parodo ne lentynos
Prieš pasirenkant paslaugų teikėją verta vertinti ne vien sandėlio dydį ar tai, kaip tvarkingai atrodo patalpos. Daug svarbiau, kas vyksta su preke nuo jos atvykimo iki išvykimo. Kaip registruojami neatitikimai? Kada priimta prekė atsiranda sistemoje? Kaip greitai paruošiamas užsakymas? Kas nutinka padarius komplektavimo klaidą?
Svarbu aptarti ir verslo augimą. Jei šiandien įmonei reikia 50 palečių vietų, tačiau po metų realiai gali reikėti 200, verta suprasti, ar partneris pajėgs augti kartu. Persikraustyti iš vieno sandėlio į kitą jau vykstant aktyviai prekybai nėra pats maloniausias logistikos projektas.
Geros sandėliavimo paslaugos kasdienėje veikloje galiausiai tampa beveik nematomos. Prekės atvyksta, likučiai sutampa, užsakymai surenkami ir transportas juos pasiima sutartu laiku. Verslui tai suteikia galimybę sandėlį vertinti ne kaip nuolatinį problemų šaltinį, o kaip infrastruktūrą, kuri tiesiog veikia. Ir būtent tada išorinio sandėliavimo nauda paprastai tampa aiškiausia.